Description
PRINCIPALES RESPONSABILITÉS
- Rédiger de la correspondance, divers rapports, des comptes rendus, des tableaux, des fiches ou des formules de tout genre pour le service;
- Recevoir et filtrer les appels téléphoniques, accueillir les citoyens ou visiteurs, les diriger, les informer et/ou prendre les messages et fixer les rendez-vous;
- Fournir de l’information générale sur le service ou la municipalité;
- Dépouiller, trier et distribuer le courrier du service;
- Organiser et tenir à jour le classement de tous les dossiers de la direction et s’assurer du respect de la confidentialité et des suivis de dossiers;
- Travailler en étroite collaboration avec le directeur du service et le/les autres collaborateurs en leur proposant, le cas échéant, des suggestions favorisant l’efficacité et la qualité du service offert aux citoyens;
- Coordonner et exercer le suivi des contrats relatifs à son service;
- Apporter son aide aux collègues de façon ponctuelle pour toute tâche selon ses habiletés et connaissances;
- Collaborer à différents dossiers spéciaux ponctuels selon la demande de son supérieur;
Les tâches ci-haut énumérées ne constituent pas un énoncé exhaustif et limitatif des tâches connexes pouvant être reliées à la fonction.
EXIGENCES
- Diplôme d’études professionnelles (DEP) en secrétariat ou en bureautique et expérience pertinente;
- Maîtrise des outils et équipements informatiques et bureautiques reliés à la fonction;
- Excellente connaissance du français parlé et écrit;
- Habileté à fournir adéquatement l’information requise par la clientèle ainsi qu’à faire preuve de tact, de courtoisie, de discrétion et de confidentialité dans la relation d’accueil;
RESPONSABILITÉS ET EXIGENCES SPÉCIFIQUES – SERVICE DES LOISIRS
- Assurer les tâches reliées aux inscriptions, à la perception et aux suivis administratifs en lien avec la programmation saisonnière et les programmes offerts à la population par le Service des loisirs;
- Habileté à manipuler de l’argent.
EXIGENCES SPÉCIFIQUES – SERVICE DU GREFFE ET DE LA COUR MUNICIPALE
- Attestation de spécialisation professionnelle (ASP) en secrétariat juridique.
